¿Te has preparado a cómo puede fracasar una reunion?

En las formaciones sobre preparación de reuniones comerciales, insisto mucho en la necesidad de adelantarse a eventuales problemas que puedan ocurrir en una reunión de ventas, y uno en particular: pensar en cómo puede fracasar una reunión para adelantarse a ello.

Es importante identificar todo lo malo que puede pasar y decidir a priori como uno va a reaccionar.

¿Por qué a priori?

Porque en el vivo de la acción no tendremos necesariamente la tranquilidad y serenidad mental para tomar las mejores decisiones. 

Y es muy probable que no reaccionemos de la manera óptima.

Si al revés, decidimos por adelantado y con la calma necesaria en la fase de preparación cómo reaccionaremos, nos damos la posibilidad de responder a la situación que se presente de la manera más inteligente y productiva posible.

A los participantes les cuesta entender este concepto, hasta que les cuento cómo lo aprendí.

Y ya te lo imaginarás, lo aprendí de la manera más dolorosa posible.

Hace años, mis socios y yo conseguimos una reunión con un responsable de una gran multinacional para hablar de un tema complejo.

Se trataba de una persona a cargo de un negocio importante y de unos 6.000 empleados.

Para nosotros era una oportunidad de oro. Ya nos imaginamos un proyecto de varios años. La vida parecía solucionada.

La reunión era en Madrid, a las 16h e iba a durar 1h.

Vamos desde Barcelona a Madrid 3 personas. Tenemos un documento detallado para compartir y debatir. Se trataba de un tema complejo... había muchos datos y razonamientos...

Lo teníamos todo preparado. Incluso habíamos decidido cómo repartirnos las explicaciones en la reunión.

Llegamos al cliente a las 15h45 - no queríamos correr el riesgo de llegar con retraso a una reunion tan importante.

Nos hacen acomodar en la sala de espera.

• Llegan por fin las 16h. Estamos tensos y expectantes. Pero la asistente no nos llama.
• 16h10 y nada
• 16h20: preguntamos a la asistente si hay algún problema. Nos dice que el cliente aún está en la reunión anterior pero que se liberará pronto
• 16h30: el cliente aún no se ha liberado. Empezamos a sentir una cierta ansiedad....

El tiempo pasa y nos llaman finalmente a las 16h55.

Entramos a la oficina del cliente, nos sentamos y nos dice “Tengo 5 minutos. ¿Qué queréis?”

Estábamos preparados para explicar conceptos de una cierta complejidad.

Estábamos preparados para una reunión de 1h.

Nunca nos habíamos preparado para una conversación de 5 minutos.

Bajo las emociones tomamos la peor decisión posible: improvisamos.

Improvisar en 5 minutos un tema complejo no es muy inteligente, y la reunión fue un fracaso absoluto. Toda nuestra supuesta sabiduría naufragó miserablemente.

Como es de esperar esa “reunión” no tuvo continuidad.

En ese momento, bajo la ansiedad y la presión de las emociones, creímos escoger bien.

Pero escogimos mal.

Lo inteligente habría sido decir “muchas gracias, pero se trata de un tema complejo que requiere una conversación algo más larga. Lo mejor sería buscar otro momento para tenerla.”

Desde entonces, he aprendido que lo mejor es adelantarse a los potenciales problemas y decidir a priori cómo intentaré tratarlos en caso de presentarse. Bajo la presión de las emociones, me es muy difícil improvisar bien.

Este concepto, que se aplica tanto a las reuniones comerciales como a las oportunidades, se llama pre-mortem: nos imaginamos todas las maneras en que algo pueda fallar y decidimos qué hacer para prevenirlas - si posible - y/o cómo vamos a reaccionar si la situación se presenta.

“Pre-mortem” : con un nombre así no se ganará nunca un concurso de Branding, !pero el concepto es práctico y eficaz!

💭Punto de reflexión personal:

• ¿Hasta qué punto te fías de tu capacidad de improvisar frente a los clientes?
• ¿Ha habido situaciones en que tu improvisación también “naufragó miserablemente” como la nuestra en esa reunión? Si es que sí, ¿cómo has evitado desde entonces caer en la misma trampa?

a misma trampa?